In gesprek met Josianne Verdoes, teammanager en controller bij Alexandré Finance over het debiteurenbeheer binnen apotheken.
Voor diverse apotheken verzorgen wij het debiteurenbeheer. Ofwel, wij behandelen de openstaande facturen van patiënten die, om wat voor reden dan ook, nog niet betaald hebben. Hoe werkt dit?
Josianne: “De apotheek stuurt ons een lijst met openstaande posten. Vanuit onze toegang tot hun administratie controleren we deze lijst en genereren we betalingsherinneringen. Als er al eerder een herinnering aan de patiënt verstuurd is, komt er automatische een 2e herinnering of een aanmaning uit het systeem. Tenzij de patiënt de nota inmiddels betaald heeft, natuurlijk. Patiënten ontvangen, bij achterblijvende betalingsverplichting, 2x een herinnering en daarna een aanmaning. Als ze na die aanmaning nog niet betaald hebben, geven wij het dossier uit handen aan een deurwaarder. Echter, voordat we de openstaande nota uit handen geven, bellen we vaak toch nog even naar de patiënt om ze een extra kans te geven.”
Afhandeling van 300 tot 400 herinneringen per maand
“Voor sommige klanten maken we maandelijks 300 tot 400 herinneringen (wij leveren de bestanden in PDF formaat aan bij de apotheek, zij versturen ze vervolgens zelf per post). Als patiënten vragen hebben naar aanleiding van de herinnering, bellen of mailen ze ons. De meeste vragen gaan over voor wie de bepaalde factuur bedoeld is.”
Vragen van patiënten
“Doordat het Pharmacom systeem, waaruit de facturen afkomstig zijn, de gegevens niet 1 op 1 doorzet naar Exact, ontbreken de voorletters van de patiënten op de herinneringen en staat alleen de achternaam op de brief. Dit levert wel eens vragen op van patiënten. Op de herinnering mag ook geen medicijnnaam staan, maar alleen een factuurnummer. Als patiënten een herinnering ontvangen, hebben ze alleen een factuurnummer en is het soms lastig te achterhalen om welk medicijn en welke oorspronkelijke nota het gaat. Patiënten kunnen ons hierover bellen.”
Verzekeringszaken
“Het komt ook regelmatig voor dat een nota naar de verzekeraar verzonden moest worden, maar dat de apotheek het op rekening van de patiënt heeft gezet. De patiënt krijgt dan onterecht een herinnering. We boeken de vordering dan af en herdeclareren het bedrag alsnog zelf bij de zorgverzekeraar.”
Lees ook de blog: Debiteurenbeheer: gaat mijn patiënt wel betalen?
Heeft u naar aanleiding van openstaande posten en debiteurenbeheer advies nodig? Wij helpen u graag.