Financiële administratie
Alexandré Finance is sinds 1996 expert op het gebied van de financiële zorgadministratie. Dit doen wij voor zorgondernemers zoals tandartsen, huisartsen, apothekers en ergotherapeuten. Werkzaamheden die wij voor u kunnen doen zijn onder andere de boekhouding, salarisadministratie, debiteurenbeheer en jaarrekeningen. Op deze manier kunt u de focus houden op uw dagelijkse werkzaamheden, zoals het belang van uw patiënten.
Digitalisering administratie
Alexandré richt zich op het digitaliseren van de zorgadministratie. Een goed voorbeeld hiervan zijn onze boekhoudkoppelingen tussen Medicom / Pharmacom en Exact, Twinfield en AFAS. Met deze koppeling worden alle declaraties automatisch in de administratie geboekt. Hierdoor kunt u efficiënter werken met kostenbesparing tot gevolg.
Lyanthe voor automatische factuurherkenning
Een ander voorbeeld van onze digitalisering is de samenwerking met Lyanthe. Dit pakket is een cloudoplossing voor automatische factuurherkenning en verwerking van inkoopfacturen. Lyanthe heeft koppelingen met de labels van Visma, Wolters Kluwer en Exact Online. Zelf werken wij veelal samen met Exact Online. Een ideale omgeving voor de uitvoering van uw administratie en de opmaak van rapportages. Ook de app biedt vele mogelijkheden waaronder een 'financiële cockpit' met volledig financieel overzicht van de inkoop, verkoop en het financiële resultaat.
Nmbrs voor salarisadministratie
Voor de salarisadministratie voor onze klanten werken wij met Nmbrs. Ook dit is een cloudoplossing, maar dan voor salarissen en HRM. Een veilige en efficiënte digitale omgeving waarin wij uw administratie voeren en waar u en uw medewerkers zelf interactief toegang hebben. Via Salariszaken kunnen uw medewerkers makkelijk zelf declaraties indienen. Ook kan het ouderschapsverlof hier goed in geregistreerd worden. Zo heeft u als Praktijkmanager of praktijkhouder altijd overzicht.
Nextens voor fiscale aangiftes
Fiscale aangiftes verwerken wij via Nextens. Dit is online software, gekoppeld aan de boekhouding bijvoorbeeld in Exact online. Deze koppeling zorgt voor versnelling van het gehele fiscale aangifteproces. Daarnaast krijgen wij via deze software terugkoppeling van de belastingdienst over uw aangiftes. Deze kunnen wij controleren en hierdoor kunnen wij proactief handelen wanneer er iets niet klopt.
Efficiëntie staat voorop
Tussentijds staan wij in contact met leveranciers en programmeurs om de digitale diensten zo goed mogelijk op u als onze klant af te stemmen. Digitalisering is voor ons geen doel op zich, maar een manier om uw administratie zo efficiënt mogelijk in te richten en uit te voeren. Hierdoor kunnen wij samen met u zorgen voor een snelle oplevering van uw jaarcijfers en u voorzien van een belasting- of praktijkadvies.
In- en verkoopadministratie
Uw inkoop – en verkoopadministratie oftewel uw crediteuren- en debiteurenadministratie zijn naast de jaarrekening en de balans onderdeel van uw boekhouding. Samen geven zij inzicht in uw financiële positie. Voor onze administratieve werkzaamheden maken wij over het algemeen gebruik van Exact Online. Afhankelijk van uw wensen kunnen wij dit combineren met andere softwarepakketten.
De balans is een overzicht van uw bezittingen en vermogen.
Automatische factuurherkenning
Voor uw inkoopadministratie gebruiken wij onder ander Lyanthe. Een pakket voor automatische factuurherkenning en verwerking van inkoopfacturen. In het geval van Lyante, maar ook Exact online betekent dit dat u uw inkoopfacturen mailt naar een emailadres en wij van daaruit de inkoopboeking verwerken. Wij kunnen dit programma naar uw wens inrichten, zo is er de mogelijkheid tot het accorderen van facturen voordat deze geboekt worden. Vanuit Lyanthe komt de factuur vervolgens terecht in uw administratie in Exact online.
Altijd toegang en inzage
Als wij uw in- en verkoop doen, heeft u zelf ook altijd toegang tot uw Exact Online administratie (en mogelijk een eigen account bij een van onze partners zoals Lyanthe). Hierdoor heeft u altijd inzage. De gescande inkoopfacturen blijven gekoppeld aan de inkoopboekingen en tot op detail kunt u de gegevens achterhalen.
Boekhoudkoppeling
Indien u Medicom of Pharmacom heeft, kunt u gebruik maken van onze automatische boekhoudkoppeling. Hiermee zetten wij al uw verkoopdeclaraties automatisch in Exact Online, AFAS of Twinfield. Besteedt u als huisarts veel tijd aan het verwerken van retourinformatie en het herdeclareren? Wij werken samen met ervaringsdeskundigen op het gebied van uw Medicom administratie waarbij wij inzetten op controle op COV, ION en verrichtingen om herdeclaraties zo veel mogelijk te voorkomen.
Declareren en herdeclareren
Huisartsen hebben veel werk aan het oplossen van afgekeurde declaraties en het herdeclareren. Het gebeurt eigenlijk zelden dat een praktijk helemaal geen afkeuringen heeft. Dat is bijna niet mogelijk. Neem als voorbeeld een pasgeboren baby die nog niet bij de verzekering bekend is. Of van een patiënt waarbij er op de peildatum een overlap is van zorgaanbieder. Maar het aantal afkeuringen beperken is zeker mogelijk.
Hoe kunt u afkeuringen voorkomen?
Dat begint bij een goede voorbereiding zoals de de ION controle (Inschrijvingen Op Naam) en de COV check (Controle op verzekeringsgegevens). Ondanks dat u deze voorbereiding goed uitvoert blijven er uitzonderingen en modules die u achteraf pas kunt factureren waardoor de kans op afkeuring groot is. Kennis van deze valkuilen, extra modules en het toekennen van prestatiecodes zijn noodzakelijk om uw declaratieproces optimaal in te richten en uit te voeren. Wij helpen u daar graag bij. In onze whitepaper vindt u een uitgebreide omschrijving van het voorkomen en oplossen van afkeuringen.
BTW aangiftes
Wij richten uw administratie zo in dat wij vandaaruit de btw-aangiftes makkelijk en snel voor u kunnen verzorgen. Als wij uw administratie voeren in Exact Online, dan hebben wij al toegang tot de juiste gegevens en kunnen we de aangifte voor u uitvoeren zonder dat u iets extra's hoeft te doen. Hebben wij geen toegang tot uw administratie, dan hoeft u ons alleen per maand of per kwartaal een uitdraai vanuit de boekhouding aan te leveren waarna wij vervolgens uw aangifte omzetbelasting opstellen en versturen. Meer weten over btw-aangiftes? Ga naar onze pagina fiscale aangiftes en lees alles over welke aangiftes voor u noodzakelijk zijn.
Debiteurenbeheer
Wij behandelen voor u de openstaande facturen van patiënten die, om wat voor reden dan ook, nog niet betaald hebben. Wij starten onze werkzaamheden met het bijwerken van de openstaande posten in uw administratie. Vervolgens zullen de herinneringen verstuurd worden. Dit doet u zelf of nemen wij voor u uit handen. Bijvoorbeeld met onze partner Payt, hierdoor gaat het debiteurenbeheer grotendeels automatisch.
Herinneringen
Indien wij uw debiteurenbeheer verzorgen dan wordt bijgehouden hoe vaak en wanneer er een herinnering is gestuurd. Vervolgens komt er automatisch een 2e herinnering of een aanmaning uit het systeem. Voor het genereren van de herinneringen gebruiken wij onze standaard lay-outs, hieraan kunnen wij gemakkelijk uw eigen logo en opmaak toevoegen zodat voor de patiënt gelijk duidelijk is van welk bedrijf de herinnering vandaan komt.
Deurwaarder
Als patiënten na een aanmaning nog niet betaald hebben, geven wij het dossier uit handen aan een deurwaarder (eventueel wordt er na gebeld om de patiënt een extra kans te geven). Wij werken hiervoor samen met Rozenstad, een deurwaarder welke we na uitgebreide selectie hebben gekozen.
Lees ook de blog: Wat als uw patiënt niet betaalt?
Jaarrekening
Eén van onze kerntaken is het maken van jaarrekeningen met de daarbij behorende fiscale aangiftes. Een jaarrekening is het financiële verslag van uw praktijk of apotheek per 31/12 inclusief de balans, winst- en verliesrekening en toelichting. Dit verslag geeft uw financiële situatie weer over het desbetreffende jaar en is de basis voor de fiscale aangiften van de vennootschapsbelasting (VPB) en de inkomstenbelasting (IB).
Uitgesplitste administratie voor beter inzicht
Wij stemmen de inrichting van uw administratie af op de jaarrekening, waarbij we rekening houden met uw specifieke branche en wensen. Dit werkt efficiënter, bespaart tijd en dus kosten. Zo kunnen we bijvoorbeeld voor u als huisarts de gemoedsbezwaarden uitsplitsen. Met een goed uitgesplitste administratie kunt u een beter (financieel) beleid voeren. Indien gewenst bespreken we de jaarrekening ook met u. Hierbij kunnen we u met onze branchekennis en financiële expertise een beter inzicht geven in het financiële reilen en zielen van uw praktijk/apotheek.
Basis voor fiscaal voordeel
De jaarrekening ligt ook ten grondslag aan het zo goed mogelijk benutten van fiscaal voordeel. Voert u bijvoorbeeld de juiste posten op die later aftrekbaar zijn? Hiervoor is het belangrijk dat wij regelmatig met u kijken naar de diverse praktijk/apotheekkosten die u opvoert in verband met deze fiscale aftrekbaarheid. Hierbij valt te denken aan arbeidsbeloning van een partner, het omzetten naar een maatschap of bv, auto van de zaak etc. U kunt bij ons naar eigen wens kiezen voor een meer uitgebreide jaarrapportage. Zo kunnen we bepaalde kengetalen opnemen, maar ook een kasstroomoverzicht behoort tot de mogelijkheden. Afhankelijk van de informatiewens kunt u ook kiezen voor een meer eenvoudige jaarrekening.
Controlling en rapportage
Met een goede planning en controlcyclus en tussentijdse rapportages stuurt u uw financiële organisatie goed aan. Mogelijke opties zijn kwartaal- of maandrapportages. Indien gewenst kunnen we dit ook bespreken. In de rapportages zijn er verschillende opties waardoor u meer inzicht kan krijgen. Zo kunnen we de omzet per patiënten, maar ook omzet per assistent opnemen.
Inrichting controlcyclus
Hierdoor bent u altijd op de hoogte van uw huidige situatie, weet u of uw bedrijf financieel gezond is en kunt u tijdig bijsturen. Bijvoorbeeld als de cijfers even wat minder zijn. Wij richten deze cyclus voor u in en voeren deze ook uit. Dat betreft de operationele plannen, periodieke rapportages, begroting, budgettering en een analyse van de resultaten. Ons deskundige advies geeft rust en inzicht en biedt handvatten om controle te houden of te krijgen over uw financiën.
Salarisadministratie
De gehele salarisadministratie zetten wij voor u op en voeren wij uit. Wij gebruiken hiervoor het salarispakket Nmbrs (lees Numbers). Deze salarissoftware zit in de ‘cloud’ en biedt een interactieve oplossing voor onze salarisklanten. Zo hebben uw werknemers altijd toegang tot hun eigen salarisstrook en jaaropgave. Ook kunnen u medewerkers online vakantieaanvragen indienen en krijgt u direct een vakantieoverzicht van het bedrijf, dan wel de afdeling. Tevens heeft Nmbrs een volledige digitale HRM oplossing voor dossiervorming van personeelsdocumenten, actiepunten en meldingen. Papieren documenten zijn vanaf nu overbodig. Lees alles over onze salariswerkzaamheden op de pagina salarisadministratie & HR.
Fiscale aangiftes
Gericht fiscaal advies betekent vaak dat u meer kunt besparen op uw aangifte dan u dacht. Onze fiscaal adviseur informeert u zeer goed over het zo optimaal mogelijk benutten van de fiscale wet- en regelgeving. U kunt hierbij denken aan onder andere de beslissing om uw auto zakelijk/privé te boeken, hoe een maatschap te vormen met een ander en hoe een waarnemer of een andere zorgverlener te belonen. Lees ook eens het interview met onze fiscaal adviseur. Of bezoek onze pagina fiscale aangiftes. Hier vindt u informatie over alle, voor u, voorkomende aangiftes. Op onze pagina fiscaal advies leest u meer over fiscale adviezen en de voordelen die deze op kunnen leveren.
Over onze diensten
Alexandré Finance ontneemt financiële zorgen door leidend te zijn op het gebied van automatisering van administratieve processen in de zorgbranche. Dat stelt onze klant beter in staat om de aandacht te vestigen op datgene waar de patiënt om vraagt: het leveren van goede en adequate zorg.
Alexandré Finance wil een brug bouwen tussen accountancy, administratie, automatisering en advies. Deze samensmelting vormt de basis naar een financiële organisatie die efficiënter en betrouwbaarder is, wat bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering die klaar is voor de toekomst. Dit doen wij voor Huisartsen, Tandartsen, Apotheken, Apotheekhoudende huisartsen, Medische centra en zzp'ers in de zorg.
Wilt u gebruik maken van onze dienst Financiele administratie of één van onze andere diensten? Neem dan contact met ons op via onderstaande button.
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden.