Financiële administratie

Alexandré richt zich op het digitaliseren van de zorgadministratie. Een goed voorbeeld hiervan zijn onze boekhoudkoppelingen tussen Medicom / Pharmacom en Exact, Twinfield en AFAS. Met deze koppeling worden alle declaraties automatisch in de administratie geboekt. Hierdoor kunt u efficiënter werken met kostenbesparing tot gevolg.

Lyanthe voor automatische factuurherkenning

Een ander voorbeeld van onze digitalisering is de samenwerking met Lyanthe. Dit pakket is een cloudoplossing voor automatische factuurherkenning en verwerking van inkoopfacturen. Lyanthe heeft koppelingen met de labels van Visma, Wolters Kluwer en Exact Online. Zelf werken wij veelal samen met Exact Online. Een ideale omgeving voor de uitvoering van uw administratie en de opmaak van rapportages. Ook de app biedt vele mogelijkheden waaronder een 'financiële cockpit' met volledig financieel overzicht van de inkoop, verkoop en het financiële resultaat. 

Nmbrs voor salarisadministratie

Voor de salarisadministratie voor onze klanten werken wij met Nmbrs. Ook dit is een cloudoplossing, maar dan voor salarissen en HRM. Een veilige en efficiënte digitale omgeving waarin wij uw administratie voeren en waar u en uw medewerkers zelf interactief toegang hebben. Via Salariszaken kunnen uw medewerkers makkelijk zelf declaraties indienen. Ook kan het ouderschapsverlof hier goed in geregistreerd worden. Zo heeft u als Praktijkmanager of praktijkhouder altijd overzicht.  

Nextens voor fiscale aangiftes

Fiscale aangiftes verwerken wij via Nextens. Dit is online software, gekoppeld aan de boekhouding bijvoorbeeld in Exact online. Deze koppeling zorgt voor versnelling van het gehele fiscale aangifteproces. Daarnaast krijgen wij via deze software terugkoppeling van de belastingdienst over uw aangiftes. Deze kunnen wij controleren en hierdoor kunnen wij proactief handelen wanneer er iets niet klopt. 

Efficiëntie staat voorop

Tussentijds staan wij in contact met leveranciers en programmeurs om de digitale diensten zo goed mogelijk op u als onze klant af te stemmen. Digitalisering is voor ons geen doel op zich, maar een manier om uw administratie zo efficiënt mogelijk in te richten en uit te voeren. Hierdoor kunnen wij samen met u zorgen voor een snelle oplevering van uw jaarcijfers en u voorzien van een belasting- of praktijkadvies. 

Uw inkoop – en verkoopadministratie oftewel uw crediteuren- en debiteurenadministratie zijn naast de jaarrekening en de balans onderdeel van uw boekhouding. Samen geven zij inzicht in uw financiële positie. Voor onze administratieve werkzaamheden maken wij over het algemeen gebruik van Exact Online. Afhankelijk van uw wensen kunnen wij dit combineren met andere softwarepakketten. 

De balans is een overzicht van uw bezittingen en vermogen.

Automatische factuurherkenning

Voor uw inkoopadministratie gebruiken wij onder ander Lyanthe. Een pakket voor automatische factuurherkenning en verwerking van inkoopfacturen. In het geval van Lyante, maar ook Exact online betekent dit dat u uw inkoopfacturen mailt naar een emailadres en wij van daaruit de inkoopboeking verwerken. Wij kunnen dit programma naar uw wens inrichten, zo is er de mogelijkheid tot het accorderen van facturen voordat deze geboekt worden. Vanuit Lyanthe komt de factuur vervolgens terecht in uw administratie in Exact online. 

Altijd toegang en inzage

Als wij uw in- en verkoop doen, heeft u zelf ook altijd toegang tot uw Exact Online administratie (en mogelijk een eigen account bij een van onze partners zoals Lyanthe). Hierdoor heeft u altijd inzage. De gescande inkoopfacturen blijven gekoppeld aan de inkoopboekingen en tot op detail kunt u de gegevens achterhalen. 

Boekhoudkoppeling 

Indien u Medicom of Pharmacom heeft, kunt u gebruik maken van onze automatische boekhoudkoppeling. Hiermee zetten wij al uw verkoopdeclaraties automatisch in Exact Online, AFAS of Twinfield.  Besteedt u als huisarts veel tijd aan het verwerken van retourinformatie en het herdeclareren? Wij werken samen met ervaringsdeskundigen op het gebied van uw Medicom administratie waarbij wij inzetten op controle op COV, ION en verrichtingen om herdeclaraties zo veel mogelijk te voorkomen.  

Huisartsen hebben veel werk aan het oplossen van afgekeurde declaraties en het herdeclareren. Het gebeurt eigenlijk zelden dat een praktijk helemaal geen afkeuringen heeft. Dat is bijna niet mogelijk. Neem als voorbeeld een pasgeboren baby die nog niet bij de verzekering bekend is.  Of van een patiënt waarbij er op de peildatum een overlap is van zorgaanbieder. Maar het aantal afkeuringen beperken is zeker mogelijk.

Hoe kunt u afkeuringen voorkomen?

Dat begint bij een goede voorbereiding zoals de de ION controle (Inschrijvingen Op Naam) en de COV check (Controle op verzekeringsgegevens).  Ondanks dat u deze voorbereiding goed uitvoert blijven er uitzonderingen en modules die u achteraf pas kunt factureren waardoor de kans op afkeuring groot is.  Kennis van deze valkuilen, extra modules en het toekennen van prestatiecodes zijn noodzakelijk om uw declaratieproces optimaal in te richten en uit te voeren. Wij helpen u daar graag bij.  In onze whitepaper vindt u een uitgebreide omschrijving van het voorkomen en oplossen van afkeuringen.  

Eén van onze kerntaken is het maken van jaarrekeningen met de daarbij behorende fiscale aangiftes. Een jaarrekening is het financiële verslag van uw praktijk of apotheek per 31/12 inclusief de balans, winst- en verliesrekening en toelichting. Dit verslag geeft uw financiële situatie weer over het desbetreffende jaar en is de basis voor de fiscale aangiften van de vennootschapsbelasting (VPB) en de inkomstenbelasting (IB). 

Uitgesplitste administratie voor beter inzicht

Wij stemmen de inrichting van uw administratie af op de jaarrekening, waarbij we rekening houden met uw specifieke branche en wensen. Dit werkt efficiënter, bespaart tijd en dus kosten. Zo kunnen we bijvoorbeeld voor u als huisarts de gemoedsbezwaarden uitsplitsen. Met een goed uitgesplitste administratie kunt u een beter (financieel) beleid voeren.  Indien gewenst bespreken we de jaarrekening ook met u. Hierbij kunnen we u met onze branchekennis en financiële expertise een beter inzicht geven in het financiële reilen en zielen van uw praktijk/apotheek. 

Basis voor fiscaal voordeel

De jaarrekening ligt ook ten grondslag aan het zo goed mogelijk benutten van fiscaal voordeel. Voert u bijvoorbeeld de juiste posten op die later aftrekbaar zijn? Hiervoor is het belangrijk dat wij regelmatig met u kijken naar de diverse praktijk/apotheekkosten die u opvoert in verband met deze fiscale aftrekbaarheid. Hierbij valt te denken aan arbeidsbeloning van een partner, het omzetten naar een maatschap of bv, auto van de zaak etc. U kunt bij ons naar eigen wens kiezen voor een meer uitgebreide jaarrapportage. Zo kunnen we bepaalde kengetalen opnemen, maar ook een kasstroomoverzicht behoort tot de mogelijkheden. Afhankelijk van de informatiewens kunt u ook kiezen voor een meer eenvoudige jaarrekening. 

Met een goede planning en controlcyclus en tussentijdse rapportages stuurt u uw financiële organisatie goed aan. Mogelijke opties zijn kwartaal- of maandrapportages. Indien gewenst kunnen we dit ook bespreken. In de rapportages zijn er verschillende opties waardoor u meer inzicht kan krijgen. Zo kunnen we de omzet per patiënten, maar ook omzet per assistent opnemen. 

Inrichting controlcyclus

Hierdoor bent u altijd op de hoogte van uw huidige situatie, weet u of uw bedrijf financieel gezond is en kunt u tijdig bijsturen. Bijvoorbeeld als de cijfers even wat minder zijn. Wij richten deze cyclus voor u in en voeren deze ook uit. Dat betreft de operationele plannen, periodieke rapportages, begroting, budgettering en een analyse van de resultaten. Ons deskundige advies geeft rust en inzicht en biedt handvatten om controle te houden of te krijgen over uw financiën.  

De gehele salarisadministratie zetten wij voor u op en voeren wij uit. Wij gebruiken hiervoor het salarispakket Nmbrs (lees Numbers). Deze salarissoftware zit in de ‘cloud’ en biedt een interactieve oplossing voor onze salarisklanten. Zo hebben uw werknemers altijd toegang tot hun eigen salarisstrook en jaaropgave. Ook kunnen u medewerkers online vakantieaanvragen indienen en krijgt u direct een vakantieoverzicht van het bedrijf, dan wel de afdeling. Tevens heeft Nmbrs een volledige digitale HRM oplossing voor dossiervorming van personeelsdocumenten, actiepunten en meldingen. Papieren documenten zijn vanaf nu overbodig. Lees alles over onze salariswerkzaamheden op de pagina salarisadministratie & HR.  

Alexandré Finance ontneemt financiële zorgen door leidend te zijn op het gebied van automatisering van administratieve processen in de zorgbranche. Dat stelt onze klant beter in staat om de aandacht te vestigen op datgene waar de patiënt om vraagt: het leveren van goede en adequate zorg.

Alexandré Finance wil een brug bouwen tussen accountancy, administratie, automatisering en advies. Deze samensmelting vormt de basis naar een financiële organisatie die efficiënter en betrouwbaarder is, wat bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering die klaar is voor de toekomst. Dit doen wij voor Huisartsen, Tandartsen, Apotheken, Apotheekhoudende huisartsen, Medische centra en zzp'ers in de zorg.

Wilt u gebruik maken van onze dienst Financiele administratie of één van onze andere diensten? Neem dan contact met ons op via onderstaande button.

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden.