Als huisarts staat het goed uitvoeren van uw taken en met name de juiste zorg bieden aan uw patiënten bij u hoog in het vaandel. Voor veel huisartsen zijn ‘bijzaken’ als het managen van het personeel, uitvoeren van administratie en het inkopen en beheren van benodigde middelen een blok aan het been.
Het managen van een huisartsenpraktijk is ook een vak op zich. Een aantal jaar geleden gaven veel huisartsen aan dat zij hier veel tijd aan kwijt zijn. Uit onderzoek van Mednet bleek dat 25% van de huisartsen 40% meer werkt dan de afgesproken uren. Deze vele overuren zijn volgens hen met name te wijten aan extra uren voor praktijkmanagement. U begrijpt dat dit heel veel vraagt van een huisarts. Zo gaf 12% van de huisartsen in het onderzoek aan ‘voortdurend oververmoeid’ te zijn. Uit een ander onderzoek waren de cijfers veel heftiger. Maar liefst 70% had klachten van overspannenheid en 80% constateerde deze klachten bij collega’s.
Tegenwoordig zien we vaak dat huisartsen hier aandacht aan besteden. Zij besteden veel taken van het praktijkmanagement uit en focussen zichzelf meer op de zorgverlening aan de patiënten. Zij kiezen bijvoorbeeld voor een praktijkmanager. Volgens de LHV zijn de taken die horen bij het managen van een huisartsenpraktijk te verdelen in vijf categorieën, te weten: organisatie en beleid, kwaliteit, personeel, financieel en middelen. Welke taken worden opgepakt door een praktijkmanager hangt geheel af van de omvang en het type praktijk.
Taken praktijkmanager
Organisatie en beleid
-
Beleid ontwikkelen, implementeren en/of bewaken
-
Zorgvernieuwing initiëren
-
Externe contacten onderhouden
-
Werk- en dienstroosters maken
-
Werkoverleg intern en extern
-
Voorbereiden en notuleren werkoverleg
Kwaliteit
-
Ontwikkelen, implementeren en bewaken kwaliteitsbeleid (accreditatie)
-
Kwaliteitsjaarverslag schrijven
-
Uitvoeren klachtenregeling
-
VIM-procedure
-
Informatiebeveiliging
-
Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
-
Patiënteninformatie (via website en/of brochures bijvoorbeeld)
Personeel
- Ontwikkelen, implementeren en/of bewaken personeelsbeleid
- Werving en selectie
- Functionerings- en beoordelingsgesprekken
- Opleidingsbeleid
- Begeleiden stagiaires
- Salaris- en verlofadministratie
- Coachen medewerkers
Financiën
- Onderhandelen met en declareren bij zorgverzekeraars
- Begroting opstellen
- Jaarrekening en kwartaaloverzichten
- Aanvraag subsidies en financiering speciale projecten
Middelen
- Gebouwbeheer
- Inkoop en onderhoud apparatuur
- Inkoop en beheer gebruik- en verbruiksmiddelen
- Automatisering en systeembeheer
Het is uiteindelijk aan u als huisarts om te bepalen welke taken u uitbesteedt en of u dat neerlegt bij een praktijkmanager. U kunt kiezen voor verschillende rollen die een praktijkmanager kan vervullen. Denk bijvoorbeeld aan:
-
een assistente die zich met name focust op de administratie en het secretariaat;
-
een praktijkmanager die medewerkers aanstuurt en zich richt op het coördineren en optimaliseren van de interne bedrijfsvoering.
Belangrijke overwegingen bij het kiezen van een praktijkmanager
U dient goed na te denken met wat voor type praktijkmanager u het meest geholpen bent. Kiest u ervoor om iemand enkele dagen voor u te laten werken, maar wel uw personeel aan te laten sturen, dan brengt dit risico’s met zich mee. Wij zien namelijk dat het goed is als een praktijkmanager vaak zijn gezicht laat zien en optreedt als een betrokken manager. Voor het gezag van de manager en het draagvlak bij de organisatie is dit belangrijk.
Een praktijkmanager is daarnaast voor u een vertrouwenspersoon. Hij of zij voert uw beleid uit. U moet uw praktijkmanager daarom kunnen vertrouwen en op dezelfde lijn zitten als het gaat om visie op de branche en bedrijfsvoering. Dat de vertrouwensband belangrijk is, zien wij vaak. Veel huisartsen kiezen er namelijk voor om hun partner aan te stellen als praktijkmanager. Enerzijds is dit een goede keuze, aangezien u weet dat deze persoon begrijpt waar u mee geholpen bent en hij of zij echt hart voor de praktijk zal hebben. Anderzijds kan deze keuze wellicht te makkelijk gemaakt worden en is uw partner wellicht niet de juiste persoon op de juiste plek. Het is daarom belangrijk om goed te overwegen wat u verwacht van een praktijkmanager en welke persoon daar het meest geschikt voor is.
Zorgverzekeraar vergoedt kosten praktijkmanager
Dankzij een praktijkmanager kan de huisarts zich weer volledig richten op de zorg voor patiënten. Fijn dat u als huisarts ontlast wordt, maar u maakt met een praktijkmanager wel extra kosten. Vaak verdient een praktijkmanager zichzelf terug door te werken aan efficiëntie en effectiviteit. Daarnaast stimuleren veel zorgverzekeraars huisartsen om iemand aan te nemen voor praktijkmanagement. Zorgverzekeraars hebben namelijk ook belang bij zorg van hoge kwaliteit. Per normpraktijk bieden veel zorgverzekeraars een vergoeding voor de praktijkmanager en hanteren daarbij vaak specifieke criteria waaraan een praktijkmanager moet voldoen. Een belangrijk criterium is vaak de populatiezwaarte van uw praktijk, om daarmee de hoogte van de vergoeding te kunnen bepalen.
Wilt u meer weten over het aanstellen van een praktijkmanager? Wij voorzien u graag van advies!
