Sinds 2009 maken veel huisartsen en apothekers naar tevredenheid gebruik van onze Boekhoudkoppeling app, ook wel de AX Converter genoemd. Achter de schermen is de laatste maanden veel gebeurd met de app. Met dit blog informeren wij u graag over de recente updates en de ontwikkelingen op de korte en lange termijn.
Waar is het programma voor bedoeld?
De Boekhoudkoppeling is er primair voor bedoeld om debiteuren- en facturatiegegevens vanuit Pharmacom en/of Medicom over te halen naar de boekhouding. Dit betekent dat de verkoopboekingen en debiteuren niet meer handmatig ingeboekt hoeven te worden. Het resultaat is een efficiënte administratie, met kosten- en tijdsbesparing tot gevolg. Daarbij kan er gebruik worden gemaakt van (online) boekhoudpakketten waar de bank ook automatisch aan gekoppeld kan worden. Inmiddels bestaan er koppelingen met Exact Online, Exact Globe, Twinfield en AFAS.
Hoe werkt de Boekhoudkoppeling?
De Boekhoudkoppeling werkt pas na het aanzetten van de financiële koppeling in Pharmacom of Medicom. Vervolgens kan er door het exporteren van gegevens gebruik worden gemaakt van het automatisch converteren en automatisch inlezen in de boekhouding via onze Boekhoudkoppeling. De Boekhoudkoppeling werkt door middel van data-encryptie en staat op een beveiligde omgeving binnen het Alexandré Finance B.V. netwerk.
Welke functionaliteiten zijn onlangs opgeleverd?
Een aantal functionaliteiten die we in het afgelopen jaar hebben opgeleverd, zijn de volgende:
- Aanpassen factuurnummers ad hoc nota’s: Normaal gesproken krijgen de ad hoc nota’s een boekstuknummer mee welke gelijk is aan het factuurnummer. Als u ook vanuit een ander pakket inleest, kan dat met elkaar corrumperen.
- Aanpassen debiteurnummer: Het is mogelijk om de debiteurnummers in te lezen met een standaard getal vóór de nummers zoals die door Pharmacom/Medicom gegenereerd worden.
- Filter op zorgverzekeraar nota’s: Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Administratieve Koppeling van CHA, worden de nota’s aan de zorgverzekeraars al op een andere manier ingelezen. Wel is er nog de behoefte aan de patiëntnota’s en de kassa uit Pharmacom. Wanneer er toch nota’s voor zorgverzekeraars via de Boekhoudkoppeling worden aangeboden, worden deze overgeslagen en niet ingelezen.
Welke functionaliteiten zitten er op korte termijn aan te komen?
Het inlezen van afboekingen uit Pharmacom is een mogelijkheid die op zeer korte termijn uitgerold gaat worden. In Pharmacom wordt er bij het verwerken van crediteringen geen automatische creditfactuur aangemaakt. Een gemiste kans, want dit zou de boekhouding compleet kunnen maken. Er is echter nog een andere mogelijkheid, door de crediteringen (ook wel: afboekingen) separaat aan te bieden via onze Boekhoudkoppeling. We zijn deze optie momenteel volop aan het testen en zullen u informeren zodra de functie beschikbaar is.
Wat is het toekomstbeeld van de Boekhoudkoppeling?
In de meest ideale situatie is er geen handmatig werk meer nodig voor het verwerken van uw administratie. Dit sluit ook beter aan bij de digitale werkelijkheid zoals die op dit moment geldt. Echter zien wij dat er, ondanks veelvuldig overleg met Pharmapartners, de ontwikkelcapaciteit bij Pharmapartners over het algemeen niet wordt besteed aan de financiële koppeling. Uiteraard blijven wij hier ons best voor doen, aangezien hier de grootste innovatiemogelijkheid zit.
Kijken we naar de toekomst, dan zien wij nog veel mogelijkheden op het gebied van integratie met andere pakketten. Dit kan aan de ingang (meer dan Pharmacom/Medicom) zijn, maar zeker ook aan de uitgang (meer boekhoudpakketten). Een volledige integratie van onze applicatie met de AIS-en is iets wat wij in de toekomst willen realiseren, zodat er eigenlijk geen sprake meer is van een losstaand programma.
Wilt u meer weten onze AX Converter, de mogelijkheden van onze boekhoudkoppelingen of over het efficiënter inrichten van uw administratie? Neem gerust contact met ons!