Als u verantwoordelijk bent voor het verwerken van declaraties van werknemers, dan weet u dat dit een tijdrovende en soms ingewikkelde klus kan zijn. Daarbij is het belangrijk om de wettelijke regels in acht te nemen bij het declareren van bonnetjes. Gelukkig zijn er diverse programma's die u hierbij kunnen helpen. Voor onze salarisadministratie gebruiken wij daarvoor Nmbrs van Salariszaken.
Declaraties verwerken
Een declaratie is een verzoek tot vergoeding van gemaakte kosten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om bonnetjes voor reiskosten, representatiekosten of kosten voor zakelijke lunchafspraak. Als werkgever bent u verplicht om deze kosten te vergoeden aan uw werknemers, mits deze voldoen aan bepaalde eisen en regels.
Wettelijke regels
Bij het indienen van declaraties gelden verschillende wettelijke regels waar u als werkgever rekening mee moet houden. Zo moeten de gemaakte kosten zakelijk zijn en mag er geen sprake zijn van privé-uitgaven. Daarnaast moeten de bonnen bewaard worden en moet er duidelijk op staan waarvoor de kosten gemaakt zijn.
Makkelijk declaraties verwerken met Nmbrs
Nmbrs is een programma dat speciaal ontwikkeld is om salarisadministratie makkelijker te maken voor werkgevers. Met dit programma kun je ook heel eenvoudig declaraties van werknemers verwerken. Werknemers kunnen hun bonnetjes digitaal uploaden en indienen via een app of webportal, waarna jij als werkgever ze snel kunt goedkeuren of afkeuren. Vervolgens gaat de betaling automatisch mee met de eerstvolgende loonstrook.
Een extra voordeel van Nmbrs: de declaratie wordt bewaard in de cloud, waardoor u de bonnetjes niet meer fysiek hoeft te bewaren.
Declaraties per werknemer inzichtelijk
Nog een voordeel van Nmbrs is dat het platform automatisch rekening houdt met de regels rondom de werkkostenregeling (WKR). Zo kunt u eenvoudig zien welke vergoedingen en verstrekkingen nog binnen het onbelaste bedrag vallen en welke niet. Ook kunt u via Nmbrs gemakkelijk inzien hoeveel kosten er per werknemer worden gemaakt voor bepaalde categorieën.
Vergoedingen vanuit werkkostenregeling
Maar hoe zit het dan met declaraties die buiten de WKR vallen? Denk bijvoorbeeld aan kosten die rechtstreeks verband houden met het werk, zoals een cursus specifiek gericht op het werk of een zakelijke lunch met een klant. In dit geval geldt dat deze kosten gewoon volledig aftrekbaar zijn van de winst van uw onderneming.
In NMBRS brengen wij de splitsing zo aan, dat u precies weet welk deel vrij vergoed is. En welk deel binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt.
Voordelen van Nmbrs
Om terug te komen op ons uitgangspunt: waarom is het verwerken van declaraties met Nmbrs zo makkelijk? Nou, eigenlijk om alle bovengenoemde redenen. Met Nmbrs heeft u altijd en overal toegang tot uw administratie, bespaart u tijd doordat de declaratie automatisch meegaat in de salarisverwerking en heeft u meer controle over welke kosten door uw werknemers worden gemaakt. Bovendien houdt het platform automatisch rekening met de regels rondom de WKR.
Wilt u ook een efficiënte oplossing voor het verwerken van declaraties en het verminderen van administratieve lasten? Wij sturen u graag vrijblijvend een offerte toe.
of lees eerst meer over onze dienstverlening Salarisadministratie & HR