Een goed ingericht debiteurenbeheer kan uw apotheek veel opleveren: snellere betalingen, een verbeterde cashflow en minder administratieve rompslomp. In deze blog leggen we uit wat debiteurenbeheer precies inhoudt, waarom het zo belangrijk is voor apothekers en hoe u het effectief kunt inzetten om uw liquiditeit en bedrijfsvoering te verbeteren.
Hoe werkt debiteurenbeheer voor apotheken?
Als iemand schuld heeft bij een praktijk, noemen we dit een debiteur. Bij debiteurenbeheer wordt er actief gecontroleerd of alle debiteuren betalen en is hier een duidelijk proces voor ingericht. In het geval van een apotheek zijn dat doorgaans twee typen debiteuren: patiënten en zorgverzekeraars.
De zorgverzekeraar als debiteur
Er is een verschil tussen het proces voor zorgverzekeraars en dat voor patiënten. In het geval van zorgverzekeraars kan er bijvoorbeeld maandelijks worden gecontroleerd op afgekeurde declaraties. Deze declaraties kunnen vervolgens opnieuw worden ingediend of afgeboekt in de administratie. Door dit structureel bij te houden, hoeft u nooit teveel btw af te dragen. Over de door de zorgverzekeraar afgekeurde declaraties wordt namelijk ook btw berekend.
In het vervolg van deze blog richten we ons vooral op debiteurenbeheer voor patiënten.
Voordelen van effectief debiteurenbeheer
Een goed ingericht debiteurenbeheerproces biedt uw apotheek veel voordelen:
1. Verbeterde liquiditeit
Allereerst zorgt het voor een verbeterde cashflow: door actief in te zetten op debiteurenbeheer wordt de omlooptijd verkort. Patiënten betalen sneller, waardoor uw liquiditeit verbetert.
2. Efficiëntere administratie
Door automatisering toe te passen in het debiteurenbeheer wordt de administratie efficiënter. Bijvoorbeeld door het gebruik van Payt: hiermee kan de patiënt via iDEAL betalen en wordt altijd de juiste omschrijving meegegeven in de bankoverschrijving. Hierdoor kan de betaling automatisch worden gematcht met de factuur.
3. Verkleinde kans op oninbare vorderingen
Door systematisch herinneringen voor facturen te sturen, wordt de kans op oninbare vorderingen kleiner. Als er tussentijds geen herinneringen worden verstuurd, is een factuur na twee jaar van rechtswege niet meer te vorderen (de verjaringstermijn). Door structureel herinneringen te sturen, blijft de vordering inbaar en is de kans groot dat een patiënt alsnog betaalt na een herinnering.
4. Mogelijkheid betalingsregeling
Ook biedt het structureel sturen van herinneringen de mogelijkheid dat patiënten contact opnemen om een betalingsregeling aan te vragen. Via het platform Payt kan een patiënt eenvoudig zelf een betalingsregeling aanvragen, waarna u of een apothekersassistent met één klik het voorstel kunt goedkeuren of een tegenvoorstel kunt doen. Doordat het aanvragen van een betalingsregeling zo eenvoudig is, is de kans op betaling van facturen groter.
5. Facturen alsnog versturen bij niet vergoed medicijn
Tot slot: door het bijhouden van afgekeurde declaraties door de zorgverzekeraar kan blijken dat een bepaald medicijn niet wordt vergoed. Op basis daarvan kan de factuur alsnog naar de patiënt worden gestuurd.
Een goed proces voor debiteurenbeheer opstellen
De apothekerswereld kent veel uitdagingen. Marges zijn klein en zorgverzekeraars wisselen regelmatig van preferent medicijn. Actief inzetten op debiteurenbeheer kan specifieke uitdagingen wegnemen, maar hoe pakt u dat aan?
Het is allereerst belangrijk om te bepalen wat uw randvoorwaarden zijn. Dat kunt u doen aan de hand van deze vragen:
- Wilt u voor elke openstaande factuur een herinnering sturen, of hanteert u een minimumbedrag, bijvoorbeeld vijf euro?
- Hoeveel herinneringen wilt u maximaal sturen en na hoeveel dagen?
- Wilt u een onbetaalde factuur uiteindelijk wel of niet naar de deurwaarder sturen?
- En wat is het minimumbedrag voordat u een factuur naar de deurwaarder stuurt?
De antwoorden op deze vragen kunt u als waarden invoeren in een software. Op basis hiervan kan er - bijvoorbeeld na 30 dagen - een automatische herinnering worden gestuurd.
Wij werken graag samen met Payt. De vele mogelijkheden om te automatiseren, geven u rust en tijd. Ook is er een koppeling met Pharmacom mogelijk. Hierdoor staat er op iedere factuur welk medicijn, op welke datum is geleverd. Dit voorkomt vragen, zodat u zich kunt richten op waar u energie van krijgt: zorg verlenen.
Wilt u graag hulp bij het opstellen van uw debiteurenbeheer of bent u benieuwd naar de mogelijkheden van het koppelen van uw AIS met Payt? Neem dan contact op.
