Kennis voor de zorgbranche om sterker te worden door financiële automatisering en innovatieve administratievoering.

Blijf op de hoogte
'Voorkom herdeclaratie, dat bespaart veel tijd'

'Voorkom herdeclaratie, dat bespaart veel tijd'

De administratieve lastendruk bij huisartsen is groot. Een voorbeeld hiervan is het verwerken van retourinformatie na  declaratierondes en het opnieuw indienen van de nota's bij de zorgverzekeraars oftewel het herdeclareren.  Controle vooraf op COV, ION en verrichtingen bespaart de huisarts een hoop tijd. Voor een goede controle is zowel kennis van het HIS als het gehele proces nodig.  En die kennis ontbreekt soms of er is gewoonweg te weinig tijd voor. Daarom ondersteunt Alexandré huisartsen in dit administratieve proces en werkt samen met ervaren praktijkmanagers. Om u meer inzage te geven in de ondersteuning bij het declareren en herdeclareren gingen wij in gesprek met praktijkmanager Wilhelmien Glaudemans. Zij werkt al meer dan 25 jaar als doktersassistente in Rosmalen. Inmiddels wisselt ze die rol af met haar functie als praktijkmanager en bestaat haar werk grotendeels uit de financiële administratie. 

Openstaande posten lijst

Wilhelmien: ‘Mijn werk aan de administratie begon eigenlijk al direct toen ik nog werkte als assistente en ik een openstaande posten lijst uitdraaide. Die lijst was aanzienlijk, daar ging zacht gezegd iets niet helemaal goed. Daar ben ik toen ingedoken en langzamerhand kreeg ik er steeds meer taken bij. Werkzaamheden waar de huisarts geen tijd voor had en die ik leuk vond om te doen.'

Foto Wilhelmien Glaudemans

 

Wilhelmien: 'Ik ben graag organisatorisch en oplossend bezig. Door de jaren heb ik me zelf veel aangeleerd, door vallen en opstaan kom je waar je wezen moet. Vooral in het begin ging er wel eens iets mis. Dan probeerde ik iets uit in het HIS (Huisartsen Informatie Systeem) en sloeg de printer op hol, maar na een belletje met Pharmapartners was het snel verholpen. Tegenwoordig ben ik als manager in de praktijk grotendeels bezig met contracten en de financiële- en personeelsadministratie. Sinds kort ben ik ook voor mezelf begonnen en verhuur ik mijn diensten aan meerdere praktijken. Zo ook aan huisartsklanten van Alexandré die ik ondersteun bij de Medicom administratie; COV en ION controles, check op verrichtingen, het beoordelen van retourinformatie, herdeclareren van afgekeurde regels, maar ook het verwerken van de betalingen en ontvangsten in Exact Online.’

Meer verhalen uit de praktijk? Schrijf u in voor ons zorgnieuws >>

Controle op verzekeringsgegevens

‘Doordat ik al jaren bovenop die administratie zit, zie je ook waar het beter kan. Met name bij het herdeclareren zie je dat gestructureerd werken loont. Als je achtereenvolgens de juiste stappen doorloopt en netjes werkt, verminder je de kans op afwijzingen en herdeclareren. Waar je allereerst op moet letten is de COV; de controle op de verzekeringsgegevens. Bij het aanmaken van declaraties of de verzending ervan kan je controleren hoe en of een patiënt verzekerd is. Deze verzekeringsgegevens werken de zorgverzekeraars dagelijks bij. Om afwijzingen te voorkomen is het niet handig dat je een COV controle veel eerder uitvoert dan dat je declaraties verstuurt. De kans op verouderde informatie bij het declareren is dan groot. Met name aan het begin van het jaar als veel patiënten nog wisselen van zorgverzekeraar. Beter is het om een minimaal tijdsbestek te hanteren tussen controle en declareren.’

'Controle op COV, ION en verrichtingen loont,
het voorkomt onnodig veel afwijzingen'

ION controle

‘Een tweede belangrijk punt is de ION controle oftewel de inschrijving op naam. In de ION database staat van elke huisarts genoteerd welke ingeschreven patiënten er zijn. Met deze koppeling tussen zorgverlener en patiënt kan de huisarts het kwartaaltarief voor de patiënt bij de zorgverzekeraar in rekening brengen. Een voorbeeld van wat we nog wel eens tegen komen bij controles zijn studenten, die na een tijd op kamers te hebben gewoond, tijdelijke terug verhuizen naar de ouderlijke woning. Als het studentenhuis zich bevond in een achterstandswijk, declareerde de huisarts hiervoor het achterstandswijk tarief. Na terugkeer op het ouderlijk adres dien je dan wel het juiste inschrijftarief weer aan te leveren, anders declareert de huisarts onterecht de regel achterstandswijk.’

Check vooraf je verrichtingen

‘Door je verrichtingen te controleren voordat je gaat declareren, kun je ook veel afwijzingen voorkomen. Verrichtingen met dezelfde datum vergelijk je met het journaal van de patiënt. Is het verklaarbaar of is deze inderdaad per abuis 2x gedeclareerd. Zijn er visites die aangepast moeten worden, bijvoorbeeld bij patiënten met een Zorgprofiel 5 waarbij je een intensieve zorg mag boeken. Zitten er consulten bij van militairen waarbij je passantentarief mag declareren. Zo zijn er verschillende redenen te bedenken waarop je je consulten en verrichtingen kunt controleren. Het gaat er niet alleen om of je te veel declareert, maar zeker ook niet te weinig.’

Zorgstraten

‘Waar het ook nog wel eens mis gaat zijn de declaraties voor chronische zieken als astma patiënten, diabetici of mensen met hart- en vaatziekten. Consulten en verrichtingen voor deze groep declareren huisartsen vanuit een zogenaamde zorgstraat aan een regionale zorggroep, waarin naast huisartsen meerdere disciplines vertegenwoordigd zijn. Hiertoe behoren ook diëtiek, pedicure en diabeet oogonderzoek. Als een huisarts per ongeluk een aparte declaratie voor een ECG van een zorgstraatpatiënt naar de verzekering stuurt, komt deze met een afwijzing retour of de huisarts ontvangt hierover later een factuur vanuit de zorggroep. De vergoeding van zo’n hartfilmpje zit namelijk al in het kwartaaltarief van het zorgprogramma.’

Administratieve lastendruk

‘Het verwerken van de afwijzingen in de retourinformatie van de zorgverzekeraars geven de huisartsen veel extra werk. Je kan je voorstellen dat een huisarts met een hele rits aan retourinformatie soms door de bomen het bos niet meer ziet. Om veel werk aan declaraties te voorkomen is er echt een consequente controle en benadering nodig. Huisartsen hebben de administratie graag onder controle, maar dat is lastig met alle werkzaamheden die ze al hebben. Ze moeten vertrouwen krijgen in de uitbesteding van deze werkzaamheden, dat zou de lastendruk wegnemen.’

Meer informatie over ondersteuning bij declareren en herdeclareren?
Of hulp bij uw administratie? 

Neem contact op

Deel dit bericht:

Mis nooit zorgnieuws!

Schrijf u in om maandelijks onze updates te ontvangen.