Als zorgondernemer mag je zakelijke kosten aftrekken van de winst. Handig, want dit verlaagt de belastingdruk. Maar om welke kostenposten gaat het precies? Waar moet je rekening mee houden bij het opgeven van zakelijke kosten? En geldt voor elk type ondernemer dezelfde aftrekregels?
Wat zijn zakelijke kosten precies?
Zakelijke kosten zijn kosten die - binnen redelijke grenzen - nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben. Zakelijke kosten mag je in het geheel aftrekken van je opbrengsten. Van kosten die zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.
Aftrekposten voor ondernemers in 2022
Van huur van een bedrijfsruimte tot verzekeringen: er is een groot aantal aftrekbare kostenposten. Of én welk deel van de gemaakte kosten aftrekbaar zijn, verschilt per kostenpost. Zo wordt algemene literatuur niet vergoed, maar vakliteratuur voor de volledige 100 procent. Hieronder bespreken we een aantal belangrijke kostenposten.
1. Auto
Bij een auto zijn kosten alleen aftrekbaar als je de auto zakelijk gebruikt. Gebruik je de auto ook privé? Dan moet je voor het privégebruik een bedrag verrekenen met de autokosten van je onderneming. De waarde van de auto, de CO2-uitstoot en de datum waarop de auto voor het eerst is toegelaten op de weg bepalen de hoogte van dit bedrag. Wanneer je jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. Dit moet je dan wel aan kunnen tonen middels een rittenregisratie. In de situatie dat de auto privébezit is, mag er met een kilometervergoeding van 19 cent per kilometer worden gerekend als je zakelijke ritten maakt.
2. Fietsen (ook e-bikes en speed pedelecs)
Om het gebruik van de fiets aan te moedigen is per 1 januari 2020 de fiscale regeling voor ‘de fiets van de zaak’ veranderd. Je kunt nu de gereden afstand met je privé fiets als aftrekpost opvoeren bij je aangifte inkomstenbelasting voor € 0,19 per kilometer. Wie een fiets heeft die tot het bedrijfsvermogen wordt gerekend én hier ook in z’n vrije tijd mee rondrijdt, moet een bedrag bij de winst tellen voor privégebruik. De bijtelling is 7% van de adviesprijs van de fiets.
3. Computer, laptop, telefoon en gesprekskosten
De kosten voor een computer, laptop en (mobiele) telefoon zijn aftrekbaar als deze voor ten minste 90 procent zakelijk worden gebruikt. Gebruik je deze apparaten voor meer dan 10 procent privé? Dan is er sprake van gemengde kosten. Hiervan is alleen het zakelijke deel, aftrekbaar.
4. Congressen, seminars, studiereizen en representatie
Wie kosten uit deze categorie wil aftrekken, doet er verstandig aan eerst een rekensom te maken. Ondernemers mogen namelijk bepalen hoe ze de kosten opvoeren.
- Drempel van €4.800: pas wanneer ondernemers deze drempel passeren, mogen ze de kosten aftrekken. Wel geldt er voor reis- en verblijfskosten een maximaal bedrag van €1.500. Indien u voor uw werk noodzakelijkerwijs een congres zou moeten bijwonen, dan geldt dit maximale bedrag niet.
- Totale kosten aftrekken van de winst: ondernemers voor de inkomstenbelasting mogen 80 procent van de kosten aftrekken in hun aangifte. Ben je een ondernemer voor de vennootschapsbelasting? Dan geldt een percentage van 73,5 procent.
Ook ‘representatie’ valt onder deze aftrekpost. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de kosten van recepties, relatiegeschenken en zakelijke kleding. Samengevat: kosten die je maakt om jouw zaak goed te presenteren, zonder dat er een directe tegenprestatie aan verbonden is.
5. Kosten werkruimte thuis
Heb je een kantoor in je huur- of koopwoning ingericht en gebruik je deze zakelijk? Dan is de kans groot dat je gemaakte kosten niet mag aftrekken, uitzonderingen daargelaten. Over het algemeen geldt namelijk dat kosten voor interieur alleen aftrekbaar zijn als er sprake is van een zelfstandige ruimte. Dat wil zeggen: met een eigen ingang en voorzieningen als een toilet. Ook moet de ruimte voor minstens 90 procent zakelijk worden gebruikt. De huur van een bedrijfsruimte is echter wel aftrekbaar en de btw op de huurprijs kan verrekend worden in de voorbelasting.
Niet- of deels aftrekbare kostbare kostenposten in 2022
Een privé telefoonabonnement, kleding en verzorgingsproducten zijn voorbeelden van zaken die niet aftrekbaar zijn vanwege hun persoonlijke karakter. Ook andere kostenposten hebben zowel een zakelijk als privé-element, zoals een etentje met een collega of een studiereis naar het buitenland. Deze kosten zijn daarom beperkt aftrekbaar.
Zakelijke kosten correct opvoeren
Elk jaar pikt de Belastingdienst er ondernemers tussenuit ter controle. Het is daarom belangrijk om zakelijke kosten goed te kunnen motiveren en deze logisch op te voeren. Wie hier niet zorgvuldig mee omgaat, loopt het risico op naheffingen. Er zeker van zijn dat je boekhouding volledig op orde is én dat je van alle fiscale voordelen profiteert? De specialisten van Alexandré Finance helpen je graag.