“De praktijkmanager speelt een belangrijke rol bij de bedrijfsvoering van een huisartsenpraktijk”, stelt Paulien den Arend. Alexandré Finance ging in gesprek met Paulien, voormalig praktijkmanager en mede-eigenaar van apotheekhoudende huisartsenpraktijk Exloo-Valthe. Zij vertelt over het fungeren als rechterhand van de huisarts, het zicht houden op de financiën en het ontstressen van de overvolle huisartsenagenda.
15 jaar geleden waagde Paulien den Arend, samen met haar man als jonge startende huisarts, de sprong naar eigen ondernemerschap. Met als gevolg de start van een apotheekhoudende huisartsenpraktijk in Exloo. Een dunbevolkt gebied in het oosten van Drenthe, hemelsbreed niet ver weg van haar vorige werkplek in Groningen, maar toch even een hele andere omgeving. “We stapten er blanco in met het idee: dit gaan we gewoon samen opzetten! Mijn man als huisarts en ik als praktijkmanager met een bedrijfsmatige kijk op het voeren van een eigen onderneming.”
Haar achtergrond als econometrist en ervaring als consulent bedrijfsvoering in het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) hielpen Paulien bij de financiële kant van het runnen van een praktijk. Inmiddels hebben ze de praktijk doorverkocht aan een echtpaar dat ook samen optrekt en gunt Paulien zich de tijd om uit te kijken naar nieuwe mogelijkheden. In ons gesprek blikken we terug op het belang van haar rol als praktijkmanager in de praktijk.
De bedrijfsmatige kant van een huisartsenpraktijk
Paulien vervolgt haar verhaal: “Als voormalig mede-eigenaar van apotheekhoudende huisartsenpraktijk Exloo-Valthe ben ik me altijd zeer bewust geweest van de bedrijfsmatige aansturing van een praktijk. Als afgestudeerd econometrist hecht ik veel waarde aan cijfers en hield ik vanuit mijn rol als praktijkmanager de resultaten goed in de gaten. Zo zag ik op een gegeven moment de inkomsten van de apotheek dalen, terwijl het resultaat van de huisartsenpraktijk daar niet aan onderhevig was. Dan ga je opletten waar ‘m dat in zit. Apothekers hebben het, mede door de vele regelvoering, flink voor de kiezen gekregen en veel in moeten leveren. Een goede financiële bedrijfsvoering, ook voor het huisartsendeel, is dan onontbeerlijk.”
Werkzaamheden praktijkmanager
“Naast de financiële kant, kan je artsen naar mijn idee met name ondersteunen op het gebied van accreditatie en personeel. Uit accreditaties komen vaak veel acties voort die bij verschillende medewerkers in de praktijk neergelegd moeten worden. Denk hierbij aan het schrijven van procedures en werkinstructies, de registratie van voorraadartikelen of het opstellen of verwerken van vragenlijsten. Als uit de accreditatieprocedure bijvoorbeeld blijkt dat er binnen de aangeboden zorg afwijkingen of verbeterpunten voortkomen, dan moet je hier als team mee aan de slag. Dit vraagt om commitment en daar heeft de huisarts weinig tijd voor. Al die praktische zaken rond zo’n accreditatieprocedure kan een praktijkmanager uit handen nemen.”
“Waar binnen een praktijk doorgaans ook veel pijnpunten zitten, zijn de verantwoordelijkheden van het personeel. Hoe weet je en leg je vast wie waar voor verantwoordelijk is? Verantwoordelijkheid kan ook werkplek of functie gebonden zijn. Dit moet helder zijn. Of hoe zet je personeel zo efficiënt mogelijk in? Die vastlegging en aansturing zijn taken die mijns inziens bij een praktijkmanager thuis horen.”
Een huisarts is geen manager
Paulien heeft duidelijk voor ogen waarom een praktijkmanager een waardevolle bijdrage kan leveren aan een huisarts. “Een huisarts is geen manager. De rol van zorgverlener ontneemt hem regelmatig het inzicht en de tijd om zich meer op die financiële kant toe te leggen. Daar heb je dan juist die praktijkmanager voor nodig. Iemand die het team aanstuurt en een overview verschaft over waar het geld binnen komt en waar het uitgaat. Iemand die de papieren induikt, nota’s bekijkt en daarmee inzage en feeling krijgt met de praktijk en ziet op welke punten er bezuinigd kan worden.”
“Dat is voor mij ook de belangrijkste taak als praktijkmanager geweest, namelijk inzicht krijgen en houden op de bedrijfsmatige kant van de praktijk. Denk hierbij ook aan goed inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie, maar ook aan de logistiek en workflow.”
Een praktijkmanager kan vaak meer dan u denkt!
Binnen de praktijk in Exloo deed Paulien veel. Zo vertelt ze: “Zelf was ik verantwoordelijk voor het voeren van de functioneringsgesprekken, eventuele evaluatiegesprekken en betrokken bij andere personeelsgesprekken. Hierdoor weet je goed wat er op de werkvloer speelt en ontstaat er ook op personeelsvlak een bedrijfsmatige structuur. Dit biedt ruimte en tijd voor het bespreken van ontwikkelingen en aandachtspunten bij zowel je personeel als ook voor onze rol als leidinggevende. Zeker nu de hoeveelheid personeel zo enorm is toegenomen om aan alle zorgvraag te kunnen beantwoorden, hoe belangrijker een goed financieel- en personeelsbeleid is.”
Het is duidelijk dat de man van Paulien zich vooral kon toeleggen op het leveren van goede zorg. Dankzij haar inspanningen hoefde hij zich niet bezig te houden met de bedrijfsmatige kant van de praktijk.
Bent u als huisarts benieuwd naar wat een praktijkmanager voor u kan betekenen? Hier krijgt u een beeld van alle mogelijke taken die u kunt uitbesteden.
Vergelijk de resultaten van uw praktijk met die van collega's en creëer meer financieel inzicht
Wilt u net als Paulien den Arend grip houden op de financiële bedrijfsvoering van uw praktijk? Met onze benchmark krijgt u inzicht in het resultaat en de prestaties van uw praktijk, in vergelijking met andere praktijken en met het landelijk gemiddelde.
In een benchmark vergelijken wij uw (financiële) prestaties, producten en diensten met collega zorgverleners. Er komen vaak interessante gegevens uit deze benchmarkonderzoeken. Het helpt u om inzichten te verkrijgen, zodat u de visie van uw praktijk kunt aanscherpen, nieuwe doelen op kunt stellen en waar nodig bij kunt sturen.
